एनजीओ (NGO) में खाते बनाना और वित्तीय description तैयार करना
Single ट्रस्ट/एसोसिएशन को अपने वित्तीय लेन-देन का रिकार्ड रखने के लिए खातों की उचित और नियमित पुस्तकें रखनी चाहिए। खाते डबल एंट्री सिस्टम से तैयार करने चाहिएं और नियमित Reseller से Single ही लेखाकरण विधि को अपनाया जाना चाहिए, चाहे वह cash method हो या mercantile method।
कानूनी Needएं : सोसाइटीज रजिस्ट्रेशन Single्ट के अतर्गत सोसाइटियों का अकाउंट व्यवस्थित रखना चाहिए और वार्षिक रिटर्न राजिस्ट्रार आफ सोसाइटीज के कार्यालय में भेजनी चाहिए। वित्तीय descriptionों के फार्म और उनकी विषय वस्तु विनिर्दिष्ट नहीं है। Indian Customer ट्रस्ट अधिनियम के अधीन ट्रस्टियों को निश्चित ही ट्रस्ट की सम्पत्ति के साफ और सही अकाउंट रखने होते हैं। उन्हें All उचित समयों पर लाभाविन्त व्यक्तियों के मांगने पर ट्रस्ट की सम्पत्ति की धनराशि और स्थिति के बारे में पूरी-पूरी और सही जानकारी देनी चाहिए। धर्मार्थ और धार्मिक ट्रस्ट अधिनियम के अधीन कोर्इ भी व्यक्ति, किसी भी सार्वजनिक ट्रस्ट के मामले में ट्रस्ट के अकाउंट के ब्यौरे मांग सकता है। आयकर अधिनियम के अंतर्गत, चैरिटेबल संगठनों को छूट प्राप्त करने के लिए उचित अकाउंट व्यवस्थित रखने चाहिए और उनकी लेखा परीक्षा भी करा लेनी चाहिए।
लेखाकरण अवधि : लेखाकरण अवधि 12 महीने की अवधि की होती है, जो सामान्यतया Single वित्तीय वर्ष (First वर्ष की 1 अप्रैल से अगले वर्ष की 31 मार्च तक) की होती है जिसके लिए खाते बनाये जाने चाहिए। कुछ अपवादिक मामलों में (जैसे कि जब किसी संस्था की स्थापना वर्ष के दौरान की गर्इ हो तो स्थापना के First वर्ष के लिए खाते तैयार करने के लिए) लेखाकरण अवधि बदल सकती है (Meansात् यह 12 महीने से कम या ज्यादा भी हो सकती है)
खातों के प्रकार : मूल Reseller से खाते तीन प्रकार के होंते है- वास्तविक (real), निजी (personal), और नामित (nominal)। वास्तविक खाते वस्तुओं से संबंधित होते हैं जैसे कि अचल परिसम्पत्तियां, माल, नगदी, बैंक आदि। देनदारों और लेनदारों आदि (debtors and creditors) के खाते निजी खाते कहे जाते है।ं नामित खातें में आय, व्यय, हानि और लाभ आते हैं।
लेखाकरण के मूल सिद्धान्त : निजी खाते: जो लेन-देन व्यक्तियों, व्यापारियों निकायों या अन्य संगठनों के साथ किये जाते हैं, उन्हें निजी खाते से संबंधित (transaction) के Reseller में वर्गीकृत Reseller जाता है। निजी खातों के अंतर्गत कोर्इ व्यक्ति किसी अन्य व्यक्ति के कुछ प्राप्त करता है या उसे देता है इस तरह के लेन-देन के लिए नियम यह है- प्राप्तकर्ता के नाम डालो और देने वाले के नाम जमा करो।
उदाहरण के तौर पर, अगर A ने B को कुछ रकम दी है। तो, A की पुस्तकों में B के नाम रकम डाली जाएगी। क्योंकि B प्राप्तकर्ता है, और B की पुस्तकों में A के नाम रकम डाली जाएगी क्योंकि A देने वाला है।
वास्तविक खाते: बाकी लेन-देन वास्तविक खातों में अंतर्गत वर्गीकृत Reseller गया है। इसमें वे All लेन-देन शामिल होंगे, जो व्यापार में पावतियों को चाहे वे सम्पत्तियों, वस्तुओं या सेवाओं से की हों और व्यापार की All बहिर्गामी अदायगियों को दर्शाते हैं। वास्तविक खातों में लेन-देन दर्ज करने का मूल सिद्धान्त यह है- जो आया हो उसे नाम से दिखाओ और जो बाहर गया हो उसे जमा में दिखाओ ।
उदाहरण के तौर पर, यदि कोर्इ व्यापारिक संस्थान कुछ सामान खरीदता है तो यह सामान को प्राप्त करना दर्शाता है, और सामान खरीदने के नाम में दिखाया जाना चाहिए। जबकि, बिक्री यह दर्शाती है कि कुछ वस्तुएं और अन्य सामग्री स्टाक से बाहर गर्इ हैं इसलिए बिक्री को व्यापार की पुस्तकें में जमा में दिखाया जाना चाहिए।
नामित खातें: व्यापार के जो लेन-देन खचर् करने या हानि से संबंधित हं,ै या आय अर्जित करने या लाभ से संबंधित हैं उन्हें नामित खातों के वर्ग में रखा जाता है। नामित खातों में लेन-देन करने का मूल सिद्धान्त यह है- All खर्चों और हानियों के नामों में डालों और All आय या लाभों को जमा में डालो । उदाहरण के लिए अगर कोर्इ व्यक्ति अपने कर्मचारी को Single महीने के वेतन की अदायगी के तौर पर 500 रुपये खर्च करता है तो वह रकम व्यय दर्शाती है और इसे व्यापार खातों के नाम में दिखाना चाहिए। इसी तरह कमीशन प्राप्त होना ब्याज पाना आय को दर्शाता है, इसलिए इसे खातों के जमा में दिखाना चाहिए। इस तरह, लेखाकरण की डबल एंट्री प्रणाली के सिद्धान्त नीचे दिये गये हैं।
XYZ ट्रस्ट में Single दिन निम्न घटनांए और लेन-देन हुए :-
उपर्युक्त से यह पता लगता हैं कि हर Single लेन-देन के दो पहलू है। इस प्रकार हर नाम का Single बराबर जमा भी है। लेन-देन के क्रमानुसार लिखे गए इस नाम और जमा रिकार्ड को इन लेन-देन की प्रविष्टि कहा जाता है। नाम मूल्यों का योग हमेश जमा मूल्यों के जोड़ के बराबर होता है।
खाता किसी मद या व्यक्ति या किसी आय का खर्च से संबंधित लेन-देन का Single औपचारिक प्रस्तुतीकरण है। खाता, आमतौर पर र्फाम में तैयार Reseller जाता है। जिसमें बार्इ तरफ के भाग के नाम भाग और दायें तरफ के भाग को जमा भाग कहा जाता है।
उपयुक्त खाता शीर्षक का चयन करना : Single ट्रस्ट कर्इ मदों में और कर्इ व्यक्तियों के साथ कार्य व्यापार करता है। इसको कर्इ तरह के लेन-देन करने पड़ते हैं और कर्इ तरह के खर्च करने पड़ते है। हालांकि हर Single लेन-देन का दर्ज करना पड़ता है, परन्तु महत्वपूर्ण बात यह है कि इसे उपयुक्त खाता शीर्षक के अंतर्गत दर्ज Reseller जाए। चूंकि ऐसा संभव और व्यवहार्य नहीं है कि हर Single लेन-देन के लिए Single अलग खाता खोला जाए, इसलिए कुछ चुने गए खाते खोलें जाएं और हर Single खाते से संबंधित लेन-देन को तत्संबंधित खाते में दर्ज कर दिया जाए। उदाहरण के तौर पर यदि कोर्इ व्यक्ति दो बिजली के बल्ब, Single साबुन, चार बाल प्वाइंट पैन और Single राइटिंग पैड खरीदता है तो हर Single मद के लिए Single अलग खाता खोलना उपयुक्त नहीं होगा। इसके बदले, Single ‘‘रख रखाव संबंधी खर्च खाता’’ खोला जाता है और उसमें बल्ब और साबुन के खर्च नाम कर दिये जाते है। इसी तरह बाल पांइट पैन आरै राइटिंग पैड दोनों को ‘‘प्रिटिंग और स्टेशनरी खर्च खाते’’ में डाला जाता है। अगले दिन यदि वह कुछ दस्तावेजों की फोटो कापियां करवाता है तो इस खर्च को भी ‘‘ प्रिटिंग और स्टेशनरी खर्च खाते’’ में नाम कर दिया जाए।
विभिन्न छोटे-छोटे खर्चों के लिए आमतौर पर ‘‘विविध खर्च खाता’’ या ‘‘ सामान्य खर्च खाता’’ नाम का Single अलग खाता खोल दिया जाता है। इस खाते में सिर्फ वही खर्च दर्ज किए जाएं जो कि बहुत छोटे-छोटे हों या कभी-कभी किए जाते हों, और वे मौजूदा किसी भी खाते के अंतर्गत वर्गीकृत न किए गए हों। उपयुक्त खाता शीर्षकों के अंतर्गत लेन-देन का वर्गीकरण सिर्फ वास्तविक और नामित खातों में संभव है। निजी खातों के मामले में हर Single व्यक्ति या पार्टी का, जिसके साथ कार्य व्यापार Reseller जाता है, Single अलग खाता होना चाहिए।
हालांकि आम तौर पर All, ट्रस्ट/एसोसिएशन अपने आकार, प्रकार और क्रियाकलापों के आधार पर कैश बुक और लेजर रखते हैं, फिर भी, नीचे लिखी खाता-पुस्तकें आवश्यक समझी जाती हैं:-
ट्रस्ट/एसोसिएशन को विदेशी अंशदान सरकारी अनुदान, कुछ स्थानीय एजेंसियों से प्राप्त अनुदान और विदेशी एजेंसियों से प्राप्त अनुदान के संबंध में अलग-अलग खाता पुस्तकों के सेट रखने चाहिए। इस बारे में, निम्नलिखित रजिस्टर रखे जा सकते है’-
- कार्यपालक करने वाली एजेंसियों/अधिकारियों/वालंटीयरों को दिये जाने वाली ‘अग्रिम राशि’ का रजिस्टर।
- ग्राट-इन-एड According/योजना According रजिस्टर जिसमें योजना का description, आरम्भ करने की तारीख समापन/अवधि समाप्ति की तारीख प्राप्त किए गए फंड, खर्च के स्वीकृत शीर्षों के अंतर्गत किए गए खर्च का ब्यौरा, तत्संबधी बजट आबटंन के साथ दिखाया गया हो।
- Single राजिस्टर जिसमें विभिन्न क्रियाकलापों/कार्यक्रमों/योजनाओं के लिए तत्संबंधित आबंटित बजट के प्रतिReseller किए गए खर्च आदि की प्रगति का पुनरीक्षण Reseller गया है।
- स्थायी अग्रिम अकाउंट (पैटी कैश बुक और क्षतिपूर्ति वाउचर्स)।
डबल एंट्री प्रणाली के अतंर्गत किसी लेन-देन को रिकार्ड करना सबसे First Single वाउचर से शुरू होता है। उसके बाद िराकर्ड की प्रमुख पुस्तकों में Single एंट्री की जाती है Meansात् वह एंट्री जर्नल या कैश बुक में की जाती है। उसे लेजर में दर्ज Reseller जाता है और प्रत्येक खाते का शेष निकालकर वित्तीय descriptionों के Reseller में प्रस्तुत Reseller जाता है। इस प्रणाली के अंतर्गत जो मुख्य दस्तावेज और खाता पुस्तकें रखनी जरूरी है, उनके बारे में नीचे Discussion की गर्इ है’-
वाउचर
यह बहुत जरूरी है कि खाता पुस्तकों में दर्ज किए गए हर Single लेन-देन के उचित समर्थन में लेनदेन को प्रमाणित करने वाला Single दस्तावेज होना चाहिए। इसे वाउचर का नाम दिया जाता है। अत: वाउचर उस लेन-देन को समर्थन देने वाला Single प्रमाणिक दस्तावेज है। ये दस्तावेज आन्तरिक और बाहरी कोर्इ भी हो सकता है। ट्रस्ट/सोसाइटी के संबंध में यह सुनिश्चित करना बहुत जरूरी है कि:
- All खर्चों ाके प्राधिकृत Reseller गया हो और उन्हें जांच लिया गया है।
- किसी भी धोखाधड़ी, गलती या गलत प्रयेग से बचने के लिए आवश्यक बचाव के तरीके अपनाए जाने चाहिए
- Single दक्ष लेखाकरण संचालन प्रक्रिया को अपनाया जाना चाहिए। इन All के लिए वाउचर प्रणाली के द्वारा उपयुक्त रिकॉड रखे जाने चाहिए।
Single वाउचर किसी लेन-देन का Single लिखित प्राधिकरण है, उसका लेखाकरण रिकार्ड है। और उसकी अदायगी आदि का साबूत है।
अदायगी : इन वाउचरों का प्रयोग All अदायगियों और अन्य नकद भुगतान किये गए खर्चों के लिए Reseller जाता है। खर्चों के मामले में जहां तक हो सकें, उन खर्चों के समर्थन में कैश मैमो या बिल आदि भी नत्थी कर दिये जाने चाहिए।
बैंक वाउचर : कभी-कभी बैंक आदयगी का रिकार्ड रखने के लिए Single अलग वाउचर डाला जाता है। बैंक अदायगी के वाउचर का फार्म भी वैसा ही होता है। जसै ा कि नकद अदायगी का वाउचर होता है। लेकिन जिस बैंक के माध्यम से भुगतान Reseller गया, उस बैंक का नाम, चैक नम्बर और तारीख संबंधी जानकारी भी उस वाउचर में दी जानी चाहिए।
रसीद : यह वाउचर All तरह की रकम की प्राप्तियों का रिकार्ड रखने के लिए तैयार Reseller जाता है। चाहे वह नकद हो या चैक द्वारा प्राप्त हो, और वे चाहे किसी भी खाते के हों। कभी-कभी कैश बुक में दर्ज करने के लिए भुगतान कर्त्ता को दी गर्इ रसीद की Single अतिरिक्त प्रतिलिपि वाउचर के तौर पर इस्तेमाल में लार्इ जाती है। अदायगी और रसीद वाउचरों के नमूने नीचे दिये गये हैं:-
अदायगी वाउचरों के नमूने
रसीद वाउचरों के नमूने
कैश बुक : कैश बुक All पावतियों और अदायगियों का Single रिकार्ड होता है, और इसे दैनिक आधार पर तैयार Reseller जाता है, और इसमें हर रोज के अन्त में या किसी निर्धारित अवधि के अन्त में (जो कि Single महीने के अवधि से अधिक न हो) उपलब्ध कैश शेष दिखाया जाता है। कैश बुक में All नकद लेन-देन का रिकार्ड रखा जाता है। कैश बुक को सामान्यतया दो भागों में बांटा जाता है।
- बार्इ तरफ के भाग में दिन प्रतिदिन के आधार पर All नकद पावतियों को रिकार्ड Reseller जाता हैं चाहे वह ट्रस्ट द्वारा प्राप्त किए गए ऋण, या आय या सदस्यों का चंदा हों।
- दाये तरफ का भाग में All तरह की अदायगियां रिकार्ड की जाती है। चाहे वे खर्च के लिए की गर्इ अदायगियां हो या ऋण की वापसी हो या ट्रस्टियों द्वारा निकाला गया फंड हो।
- दिन के अन्त में पिछले बकाया कैश सहित पावती भाग का कुल योग अदायगी भाग के योग में अधिक होता है और उन दोनों में जो अन्तर होता है वह अन्तिम बकाया रकम होता है।
कैश बुक का नमूना नीचे दिया गया हैं और इसमें दृष्टान्त भी दिया गया है जिसमें कैश बुक में रिकार्ड किए गए लेन-देन रिकार्ड किए गए हैं।
दृष्टान्त
1.8.2009 X,Y और Z सदस्यों ने अपना वार्षिक चन्दा
1000 रुपये प्रति व्यक्ति जमा कराया
2.8.2009 दवाइयां खरीदी गर्इ-600 रुपये नकद
3.8.2009 दान प्राप्त हुआ-800 नकद रुपये
4.8.2009 पिछले महीने का वेतन दिया गया, 2000 रुपये
5.8.2009 बिजली का बिल प्राप्त हुआ- 1500 रुपये
6.8.2009 सरकारी अनुदान चैक द्वारा प्राप्त हुआ- 30,000 रुपये
कैश बुक
टिप्पणी : 5 तरीख को बिजली के बिल की प्रति और6 तरीख को चैक द्वारा अनुदान को कैश बुक में नहीं दिखाया जाएगा, लेकिन जब बिल की अदायगी हो जाएगी और चैक बैंक में जमा करा दिया जाएगा तो इनकी एंट्री कैशबुक में कर दी जाएगी।
कैश बुका का फार्म सामान्यतया उपरोक्त जैसा ही होता है। परन्तु कहीं-कहीं कैश बुक में कुछ प्रचलित भिन्नताएं पार्इ जाती है इनको नीचे स्पष्ट Reseller गया है।
पैटी कैश बुक: मुख्य कैश बुक के अतिरिक्त शाखा कार्यालय, विक्रय कार्यालय आदि में Single पैटी कैश बुक भी रखी जाती है। जिसमें बार-बार होने वाली छोटी पावतियां और अदायगियों को रिकार्ड Reseller जाता है। पैटी कैश बुक की पावतियां और अदायगियों का मासिक या Single अवधि का सार मुख्य कैशबुक में रिकार्ड कर दिया जाता है। पैटी कैश बुक का Single नमूना दिया गया है। इसे आम तौर पर कालमों के आधार पर तैयार Reseller जाता है। विभिन्न प्रकार की अदायगियों के अलग-अलग कालम होते हैं।
पैटी कैश बुक का Single नमूना
| दिनांक | पावतियां | description | कुल रकम | किराया और भाड़ा |
प्रिटिग और स्टेशनी |
अन्य |
|---|---|---|---|---|---|---|
| रु. पैं. | रु. पैं. | रु. पैं. | रु. पैं. | रु. पैं. |
खर्च के कालम व्यापार की जरूरत के मुताबिक उपयुक्त Reseller से बदले जा सकते हैं।
जर्नल
Single जर्नल को ‘मूल एंट्रियों की बुक’ भी कहा जाता है, और जहां खाते मर्केटाइल आधार पर रखे जाते हं,ै वहां जर्नल रखना अनिवार्य है। जर्नल में दी गर्इ एट्री Single औपचाारिक रिकार्ड होता है और यह उस लेन-देन को तत्संबंधी लेजन खाते में दर्ज करने की भी प्राधिकृत करता है। लेजर खाते में कोर्इ भी डेबिट या क्रेडिट तब तक दर्ज नहीं Reseller जा सकता जब तक कि उस लेन-देन की पूरी एंट्री First जर्नल में रिकार्ड न कर दी गर्इ हो। जर्नल का समीकरण करने की जरूरत नहीं है क्योंकि All डेबिट का योग हमेशा All क्रेडिट के योग के बराबर होता है। Single जर्नल का नमूना नीचे दिया गया है:-
जर्नल का नमूना दिनांक description लेजर पृ.सं. डेबिट रकम क्रेडिट रकम रु. पैं. रु. पैं. Single जर्नल में लेन-देन को दर्ज करते समय निम्नलिखित मुद्दों को अवश्य ध्यान में रखना चाहिए:
- हर Single लेन-देन के लिए First कालम में तारीख के साथ महीना और वर्ष भी लिख दिया जाए।
- description के कालम में खाते का नाम लिखा जाए जिसमें डेबिट करना है यह नाम तारीख के कालम के बिल्कुल पास लिखा जाए और रकम डेबिट रकम को कालम में लिखी जाए।
- जिस खाते में क्रेडिट करना हो उसका नाम सीधे डेबिट अकाउंट के नीचे लिखा जाए, लेकिन आधा इंच या Single इंच दाए और लिखा जाए ताकि यह पता लगे कि यह डेबिट से अलग है, और रकमे क्रेडिट कालम में लिख दी जाए।
- जर्नल में दी गर्इ एंट्रियों के बीच में लाइन खाली छोड़ दी जाए ताकि दो अलग-अलग लेन-देनों को साफ-साफ देखा जा सके। जर्नल में एंट्री रिकार्ड के बारे में विस्तृत जानकारी प्राप्त करने के लिए अनुच्छेद खाते लिखने की प्रक्रिया खाता पुस्तक देखें।
लेजर
लेजर मुख्य खाता पुस्तक है। इसमें लेन-देन और अन्य कार्य व्यापार को उनके प्रकार के According वर्गीकृत Reseller जाता है और सार Reseller में लिखा जाता है। तात्पर्य यह है कि विभिन्न प्रकार के खर्चों से संबंधित All लेन-देन विभिन्न खातों में रिकार्ड किए जाएं ताकि वह विशेष प्रकार के खर्च Single ही जगह पर दिखार्इ दें। लेजर में जो एंट्रियां की जाती हैं उनका मूल आधार कैश बुक आरै जर्नल होता है। Single लेजर अकाउंट या तो में T- form तैयार Reseller जाता है या नीचे दिये गए प्राReseller में तैयार Reseller जाता है।
लेजर का नमूना
| दिनांक | description | पृ.सं. | डेबिट रकम | क्रेडिट रकम | शेष रकम |
|---|---|---|---|---|---|
| रु. पैं. | रु. पैं. | Dr. or Cr.रु. पैं. |
बुक्स में की गर्इ प्रारम्भिक एंट्री सामान्यतया इस प्रकार दिखार्इ जाती है:
उपलब्ध नकदी (Cash in hand A/C) Dr. 1,5000
बैंक में नकदी (Cash in hand A/C) Dr. 1,5000
निवेश A/C Dr. 1,5000 फर्नीचर A/C Dr. 1,5000
मोटर कार A/C Dr. 1,5000
To देय खर्च A/C 4,100
To बैंक ओवर ड्राफ्टA/C 20,800
To कार्पस फंड A/C 23,700
(ये परिसंपत्तियों और देनदारियों के प्रारम्भिक शेष हैं जिन्हें पिछले खाता पुस्तकों सें आगे लिया गया है।
लेजर खाता
खाता Single औपचाारिक प्रस्तुतीकरण है जिसमें किसी Single मद या व्यक्ति या आया या व्यय संबंधी लेन-देन दर्शाया जाता है। खाता आम तौर पर ‘ज्श् फार्म में तैयार Reseller जाता है। इसमें बार्इ तरफ के भाग को डेबिट भाग कहा जाता है और दार्इ तरफ के भाग को क्रेडिट भाग कहा जाता है। All खाते (सिवाय कैश या बैंक के, जो कैश बुक में रखे जाते हैं) इस अंतरण प्रक्रिया को पोस्ंिटग कहा गया है।
लेजर में ऐंट्री : मूल लेखा पुस्तकों में रिकार्ड किए गए All लेन-देन की डेबिट तथा क्रेडिट रकमों को लेजर के उपयुक्त लेखों में अंतरित कर दिया जाता है। इस अंतरण प्रक्रिया को पोस्टिंग कहा जाता है।
लेजर का शेष निकालना: जब किसी खाते में संबंधित लेन-देन रिकार्ड कर दिये जाते है। तो आवश्यक हो जाता है कि अन्तिम स्थिति का पता लगाया जाए। उदाहरण के लिए अगर कोर्इ Single व्यक्ति अनेक परिणामों (संख्याओं) में कुछ सामान सप्लार्इ करता है, और इसी तरह अदायगियां भी अनेक बार की जाती है तो यह पता लगाना जरूरी हो जाता है कि किसी Single समय पर उसे कितनी रकम देय है या उससे वापिस ली जानी है। यह उस खाते के समीकरण की मदद से ही Reseller जाता है। समीकरण प्रतिदिन, सप्ताह,तिमाही,वार्षिक, किसी भी समय कारोबार की जरूरत के मुताबिक Reseller जा सकता है।
किसी Single खाते के Single तरफ के भाग की गर्इ एंट्रियों का कुल योग अगर उस खाते के दूसरी तरफ के भाग में की गर्इ एंट्रियों के कुल योग से अधिक हो तो उस अधिक राशि को उस खाते का शेष कहते है। अगर डेबिट भाग क्रेडिट भाग से अधिक हो तो वह डेबिट बंलै ेस दर्शाता हैं और अगर क्रेडिट भाग डेबिट भाग हो तो क्रेडिट बंलै ेस दर्शाता है।
डेबिट बैलेंस का Means है:
- निजी खातों में मामले में तात्पर्य है कि उस व्यक्ति ने वह रकम ट्रस्ट को देनी है।
- वास्तविक खातों के मामले में तात्पर्य है कि ट्रस्ट कुछ सम्पत्ति का मालिक है।
- नामित खातों के मामलों में तात्पर्य है कि ट्रस्ट से कुछ रकम की हानि हुर्इ है या ट्रस्ट ने कुछ खर्च Reseller है।
क्रेडिट बैंलेस का Means
- निजी खातों के मामले में ट्रस्ट ने वह रकम उस व्यक्ति को देनी है।
- वास्तविक खातों के मामले में ट्रस्ट ने उतनी सम्पत्ति छोड़ दी है, और
- नामित, खातों के मामले में ट्रस्ट ने कुछ आय अर्जित की है।
लेजर में All खातों के बंलै ेस Single निधार् िरत अवधि पर निश्चित कर लिये जाते हैं आरै उन्हें बैंलेंस कालम में लिख दिया जाता है साथ ही यथानुसार क्रेडिट या डेबिट भी लिख दिया जाता है। बैंक सामाधान description : सैद्धान्तिक Reseller से कहा जाए तो बैंक खाते का शेष (या कैश बुक के बैंक कालम का शेष) Single विशेष तारीख के दिन बैंक द्वारा बनाए गए ग्राहक के खाते के शेष से बैक पास बुक/description के मुताबिक, मेल खाना चाहिए। परन्तु कर्इ बार ये आपस में मेल नहीं खाते अगर कोइ्र गलती न भी हो तो भी अन्तर आ ही जाता है। इसके निम्नलिखित कारण हो सकते है।
- चैक प्राप्त हो जाते हैं और उन्हें बैंक अगाउंट में दर्ज भी कर दिया जाता है परन्तु उन्हें रकम वसूली के लिए बैंक नहीं भेजा जाता। इस मामले में लेजर के मुताबिक बैंक बैलेंस, बैंक के description के मुताबिक बनाए गए बैलेंस से अधिक होगा।
- चैक जारी कर दिया जाते हैं आरै बैंक अकाउंट में दर्ज भी कर दिये जाते है परन्तु उन्हें रकम वसूली के लिए बैंक में पेश नहीं Reseller जाता ह। इस मामले में लेजर में जो बैंक बलै ेस होगा वह बैंक के description के बैलेंस से कम होगा।
- ब्याज बैंक द्वारा क्रेडिट कर दिया जाता है। लेकिन उसे लेखा पुस्तकों में रिकार्ड में नहीं Reseller जाता बैंक खातों की यथार्थता और सही-सही होने की जांच करने के लिए यह महत्वपूर्ण है कि बैंक वलै ेंस बैंक के description से मेल खाता हैं इसलिए Single बैंक समाधान description तैयार Reseller जाता है। ताकि अन्तर के कारणों का पता लगाया जा सके। अत: बैंक समाधान description तैयार करना Single महत्वपूर्ण नियंत्रण की तकनीक है।
बैंक समाधन description तयै ार करने की तकनीक बहतु आसान है। कैश बुक या पास बुक के बैलेंस से शुरू करें और फिर यह देखें कि दूसरी किताबों में क्या Reseller गया हैं और क्या नहीं Reseller गया है। अत: अगर कोर्इ व्यक्ति कैश बुक के बैलेंस से शुरू करता हैं तो उसे पास बुक की एंट्रीज के साथ उनका मिलान करना होता है। बैंक समाधान description का नमूना नीचे दिया गया है
बैंक समाधान description दिनांक 31……………………………………….20………………………………………………को कैश बुक के मुताबिक बैलेंस
जोडे़ चैक जारी किए गए लेकिन वसूली के बैंक में पेश नहीं किए
गए- चैक नं. दिनांक पार्टी रकम …………… ……………
जोडे़ ब्याज जो पास बुक में क्रेडिट कर दिया गया
पर कैश बुक में रिकार्ड नहीं Reseller गया ………….. …………..
घटायें चैक प्राप्त हुए और बैंक में जमा कर दिये गए पर उनकी निकासी नहीं हुर्इ
चेक नं. दिनांक पार्टी रकम …………. ……………
घटायें बैंक शुल्क जो पास बुक में डेबिट कर दिया गया परन्तु उसे
कैश बुक में रिकार्ड नहीं Reseller गया। ……………… ……………..
पास बुक के मुताबिक बैलेंस ……………….
वित्तीय description तैयार करना
किसी ट्रस्ट/एसोसिएशन की खाता पुस्तकों में निम्नलिखित वित्तीय description तैयार की जाती है। यह description आमतौर पर हर Single वित्तीय वर्ष के अन्त में नियमित Reseller से तैयार की जाती है।
1. ट्रायल बैलेंस- ट्रायल बैलेंस डेबिट और क्रेडिट बैलेंसों की सूची होती है। इस मुख्य कैश बुक और लेजर से Single निर्दिष्ट समय पर तैयार Reseller जाता है। क्योंकि डबल एंट्री प्रणाली के अंतर्गत हर Single डेबिट का तत्संबंधी Single क्रेडिट होता है। इसलिए ट्रायल बैलेंस के डेबिट को योग क्रेडिट के योग के बराबरा होना चाहिए। अगर दोनों के योग मेल खा जाते हैं तो प्रत्यक्ष Reseller से यह सिद्ध हो जाता है। कि किताबें गणित की दृष्टि से सहीं हैं। हालांकि यह यथार्थता का अन्तिम प्रमाण नहीं है। अगर ट्रायल बैलेंस मेल नहीं खाता तो भूल-चूक को ढूंढना पडे़गा।
2. आय और व्यय खाता: आय और व्यय खाता संबंधित अवधि की आय और खर्च का सार होता है। इसमें मूल हास और बकाया का प्रावधान भी होता है। पिछले वर्ष या आगामी वर्षों संबंधी मदों पर इसमें विचार नहीं Reseller जाता है। इसमें सिर्फ गैर-पूंजीगत मदों को ही ध्यान में रखा जाता है। इसमें कोर्इ पूंजीगत लेन-देन नहीं दिखाए जाते है। खर्च को डेबिट भाग में रिकार्ड Reseller जाता है। आय को क्रेडिट भाग में दिखाया जाता है। इसमें होना प्रकट करता है आय और व्यय खातें में यदि कोर्इ अधिशेष घाटा तो उसे बैलेंस शीट में अन्तरित कर दिया जाता है और पूंजी निवेश फंड में समायोजित कर लिया जाता है।
3. बैलेंस शीट- बैलेंस शीट में संगठन की वित्तीय स्थिति की झलक मिलती है इसमें परिसम्पत्तियां देनदारियों और उसका निवल धन (कार्पस फंड अन्य फंड, रिजर्व और सरप्लस) प्रकट होते है। बैलेंस शीट पावतियों और अदायगियों के खाते और आय व्यय के खाते के आधार पर तैयार की जाती है। पावतियों और अदायगियों के खातें आय और व्यय खाता और बैलेंस शीट के नमूने नीचे दिए गये है।
पावतियों और अदायगियों का खाता
पावतियां श्रकम अदायगिया श्रकम
To आरिम्भक शेष By खर्चे
To सदस्यों का चन्दा By पूंजीगत खर्च
To आदान By निवेश
To आय By ऋण और अग्रिम
To सरकारी अनुदान By अन्तिम शेष
To ऋण और अग्रिम
To निवेश की बिक्री या वसूली
आय और व्यय खाता
आय श्रकम आय रकम
To आय संबंधी व्यय (इसमें देय खर्च शामिल हैं By सदस्यों का चन्दा
परन्तु पूर्वदत्त खर्च शामिल नहीं है)
To परिसम्पत्तियों/निवेश की बिक्री पर घाटा By आदान या सरकारी अनुदान (कार्पस फंड अन्य विशिष्ट फंड में दिये गये
दान के अतिरिक्त)
To मूल्य हृास By आय (इसमें प्राप्त होने
वाली आय शामिल हैं परन्तु पूर्व
प्राप्त आय शामिल नहीं हैं
To खर्च से अधिक आय की राशि जो बैलेंस शीट By परिसम्पत्तियों/निवेश की बिक्री पर लाभ
को आन्तरित कर दी गर्इ है।
By आय से अधिक खर्च की राशि जो बैलेंस शीट को
अन्तरित कर दी गर्इ हैं
बैलेंस शीट
देनदारियां रकम परिसम्पत्तियां रकम
कार्पस फंड अन्य विशिष्ट/प्रोजेक्ट अचल परिसम्पत्तियां जमा
फंड राशि, ऋण और
अग्रिम विविध देनदार
खर्च से अधिक आय की राशि माल बाकी पूर्वदत्त
कैश और बैंक
विविध देनदान ऋण
और अग्रिम देय खर्चें बैलेंस
आय से अधिक खर्च की राशि
पावतियों और अदायगियों के खाते से आय और व्यय खाता तैयार करने के विभिन्न चरण
- पावतियों और अदायगियों के खाते से प्रारम्भिक और अन्तिम कैश/बैंक इतिशेषों को छोड़ दे।
- पावतियों और अदायगियों के खाते में पंजीगत प्रकार की All मदें छोड़ दें।
- पिछले वर्ष या आगामी वर्ष की आय और व्यय यदि कोर्इ हो, तो उसे अवश्य निकाल दिया जाए।
- मूल्य हृास, बट्टे खाते की रकम आदि को, जिसकी अदायगी नकद नहीं की जाती केवल आय और व्यय में ही लेने चाहिए।
- पावतियों और अदायगियों के अकाउंट में दर्शार्इ गर्इ पूंजीगत प्रकार की All मदों को, जिन्हें आय और व्यय में खाते में नहीं दिखाया गया है, बैलेंस शीट में दिखाया जाना चाहिए।
आय और व्यय से संबंधित विशेष मदों का विवेचन
प्रवेश शुल्क अगर प्रेवश शुल्क की रकम कम हो तो इसे आय माना जा सकता है।आम तौर पर स्कूल और कालेजों के मामले में, प्रेवश शुल्क या दाखिले फीस को आय माना जा सकता है। क्लब और मामले में भी प्रवेश शुल्क को आय माना जा सकता है। क्योंकि कर्इ सदस्यगण प्रतिवर्ष पव्र ेश पाते हैं और कर्इ सदस्यता छोड़ जाते हैं। परन्तु सामान्यतया, क्लबों के मामले में इसे पूंजीगत धन में जमा Reseller जाता है, क्योंकि कुछ विशिष्ट संख्या में ही सदस्यों को प्रवेश मिलता है, और सदस्यता भी प्रतिबन्धित होती है।प्रयोग में लाए गए खेलकूद का सामान और समाचार पत्र की बिक्री-इन्हें आय माना जाना चाहिए।
आजीवन सदस्यता- यह शुल्क बार-बार प्राप्त नहीं होता। इस रकम को पूंजीगत फंड में जमा Reseller जाना चाहिए, क्योंकि सदस्य क्लब की सेवाओं का लाभ पूरे जीवन भर तक के लिए प्राप्त कर सकेगा।
वसीयत संपदा- वसीयत संपदा की रकम, सामान्यतया, पूंजीगत धन में जमा की जाती है, क्योंकि यह आवर्ती नहीं है (Meansात बार-बार प्राप्त नहीं होती रहती)। फिर भी ऐसी छोटी रकमों को आय माना जा सकता है।
पुरानी परिसम्पत्तियों की बिक्री – इससे होने वाले किसी भी लाभ या हानि को आय और व्यय खाते में दियाखा जाता है।
दृष्टांत :Single स्पोर्ट्स क्लब के 31 मार्च 2009 को समाप्त होने वाले वर्ष के लिए पावतियों और अदायगियों का खाता नीचे दिया गया है।
| पावतियां | रु. | रु. | |
|---|---|---|---|
| To आजीवन सदस्यता | 3,000 | By टूर्नामेट | 1,800 |
| To प्रवेश शुल्क | 5,000 | By फर्नीचर | 4,200 |
| To टूर्नामेंट शुल्क | 20,000 | By ठल भवन | 80,000 |
| To आदान | 1,00,0000 | By वेतन | 3,600 |
| To चन्दा प्राप्ति | 6,400 | By क्रिकेट पर खर्च | 2,280 |
| To ब्याज | 400 | By बीमा | 720 |
| To अन्य प्राप्तियां | 2,000 | By बागवानी | 340 |
| By मुद्रण (प्रिटिंग) | 560 | ||
| By विविध खर्च | 300 | ||
| By बैलेंस c/d | 36,000 | ||
| 7,0000 | |||
| 1,36,800 | 1,36,800 |
अनुसूचियां
वित्तीय description सिर्फ सार होते हैं और इनके समर्थन में विस्तृत जानकारी अनुसूचियों के Reseller में या अन्य descriptionों में दी जाती हैं जहां कहीं भी आवश्यक हों।
- परिसम्पत्तियों की अनुसूची , इसमें वर्ष के दौरान अधिग्रहीत की गर्इ परिसम्पत्तियों और वर्ष के दौरान मूल्य हृास को भी शामिल Reseller जाता है।
- ग्रांट/सबसिडी और विशेष शीर्षों के अंतर्गत प्राप्त आय की अनुसूची, इसमें विदेशी अंशदान भी शामिल होता है और हर Single शीष्र के अतंर्गत Reseller गया खर्च भी दिखाया जाता है।
- बैंक में रखे गए फंड पर अर्जित ब्याज की अनुसूची
- प्रतिष्ठान खर्चों की अनुसूची
- अन्य प्रशासनिक खर्चों की अनुसूची।
विधिक पुस्तकें
सोसाइटीज राजिस्ट्रेशन अधिनियम, 1860 के अधीन रजिस्टर्ड सोसाइटियों को निम्नलिखित दो विधिक पुस्तकें तैयार करनी होती है।
- मिनट्स बुक : मिनट्स बुक में आम बैठकों संचालन समिति की बैठकों और अन्य बोर्ड या कार्यकारी परिषदों की बैठकों की कार्यवाहियों का सार होता है। विभिन्न निकायों की बैठकों की कार्यवाहियों को अलग-अलग मिनट्स बुक में रिकार्ड करना चाहिए। विस्तृत जानकारी के लिए अध्याय मिनट्स देखें।
- सदस्यता रजिस्टर : सदस्यता रजिस्टर के हर Single सस्दय के प्रवेश की तारीख, नाम, कारोबार, सदस्यता से हटाने की तारीख आदि संबंधित विस्तृत जानकारी दी जाती है
सरकारी अनुदानों के लिए लेखाकरण
अनुदान निम्नलिखित Reseller में प्राप्त हो सकते है:
- प्रवर्तकों के अंशदान के Reseller में
- किसी खास परिसम्पत्तिय का अधिग्रहण करने के लिए पूंजीगत ग्रांट-इन-एड के Reseller में
- गैर-मौद्रिक परिसम्पत्तियों के Reseller में पूंजीगत ग्रांट के Reseller में
- कुछ खास खर्चों को पूरा करने के लिए गैर-पूंजीगत ग्रांट के Reseller में
- सामान्य गैर-पूंजीगत ग्रांट के Reseller में। अनुदानों का विमोचन खास उद्देश्यों के लिए या कुछ खास कार्यों को पूरा करने के लिए Reseller जाता है और ऐसे अनुदानों के विमोचन के साथ कुछ शर्तें भी जुड़ी हुर्इ शर्तों को अनुकूलता से परिचालन करने में सक्षम हो और उसे अन्तत: प्राप्त कर पाना निश्चित हो।
- सामान्यतया ग्रांट-इन-एड को उपार्जन के आधार पर Meansात् उसकी वास्तविक प्राप्ति का इंतजार किये बिना, खातों में लिख लेना चाहिए।
- अगर ग्रांट प्रवर्तकों के अंशदान के Reseller में प्राप्त होती है, तो इसे बैलेंस शीट में कैपिटल रिजर्व के तौर पर दिखाया जाएगा। जब इसे वापस करना हो या वास्तव में वापिस कर दिया गया हो, तो इसे कैपिटल रिजर्व से कम करके दिखाया जाएगा।
- गैर-मौद्रिक परिसम्पत्ति (पूरी या भाग में) के Reseller में ग्रांट को उसकी नामित मूल्य पर दिखाया जाएगा और अगर उसके Single भाग की अदायगी की गर्इ है तो उस रकम को भुगतान दिखाया जाएगा।
- अगर वह सामान्य उद्देश्य की ग्रांट के Reseller में प्राप्त हुर्इ हो, तो इसे आय के Reseller में दिखाया जाएगा।
- रकम वापसी : अगर कोर्इ रकम शर्ते पूरी न करने के कारण या किसी अन्य कारण से वापस करनी हो या वापस कर दी गर्इ हो, तो वह रकम संबंधित ग्रांट के शेष में से घटा कर दिखार्इ जाएगी।
