प्रबंध हेतु प्रतिवेदन के उद्देश्य तथा सिद्धांत

प्रबंध हेतु प्रतिवेदन या प्रबंधकीय प्रतिवेदन प्रणाली प्रबंधकीय लेखाविधि का Single महत्वपूर्ण अंग है। किसी भी संस्था से सम्बन्धित All अधिकारियों के समक्ष भिन्न-भिन्न प्रकार की सूचनाओं को प्रस्तुत Reseller जाता है जिनके आधार पर ही वे उचित व सही निर्णय लेते हैं और नीति निर्धारण करते हैं। यह कार्य प्रतिवेदनों And अन्य description पत्रों के आधार पर ही Reseller जाता है। अत: प्रबंध लेखापाल का यह कर्तव्य हो जाता है वह व्यवसाय के संचालन And अन्य सूचनाओं से सम्बन्धित तथ्यों And आंकड़ों को सही समय पर सम्बन्धित अधिकारियों के समक्ष प्रस्तुत करने की क्रिया को ही प्रबंध हेतु प्रतिवेदन कहा जाता है। इसकी प्रभावशाली व्यवस्था के अभाव में प्रबंध के लिये लेखा- विधि का कोर्इ महत्व नहीं रह जाता है।

प्रबंधकीय प्रतिवेदन प्रणाली का Means 

प्रबंधकीय प्रतिवेदन प्रणाली संवहन वह प्रक्रिया है जिसमें सूचनायें Singleत्रित कर रखी जाती है और संस्था के नियोजन, निर्देशन, निर्णयन तथा नियंत्रण आदि जैसे प्रबंधकीय कार्यों के लिये उपलब्ध करायी जाती है। वस्तुत: ‘प्रतिवेदन’ Single ऐसी प्रणाली है जिसमें प्रतिवेदनों के द्वारा सूचना सम्बन्धित अधिकारियों को निरन्तर प्रदान की जाती है। इस प्रकार ‘प्रतिवेदन’ प्रबंध हेतु आवश्यक सूचनाओं को प्रेषित करने की Single विधि है। सही And उचित तैयार Reseller गया प्रतिवेदन पाने वाले के ज्ञान में अभिवृद्धि करता है। प्रतिवेदन का शाब्दिक Means सूचनाओं को सम्प्रेषित करना है। हॉम स्ट्रीट And वैट्टी के According, ‘‘प्रतिवेदन प्रबंध को निर्णयन कार्य में सहायता देने हेतु व्यवसाय के Single क्षेत्र से Second क्षेत्र को शोध अथवा वस्तुस्थिति से सम्बन्धित सूचना देने का लिखित संवहन है।’’

आर्इ0सी0एम0ए0 लन्दन के According, ‘‘प्रतिवेदन प्रणाली Single ऐसी व्यवस्था है जिसमें परिभाषित समंक साधनों का उपयोग करने वाले उत्तरदायी लोगों को सहायता पहुँचाने के लिए संकलित, संश्लेषित And सम्प्रेषित किये जाते हैं।’’ इस प्रकार ये प्रतिवेदन सामान्यत: साप्ताहिक, मासिक, त्रैमासिक, अर्द्धवार्षिक या वार्षिक जैसी Need हो, प्रेषित किये जाते है।

प्रतिवेदन के उद्देश्य 

 प्रतिवेदन के उद्देश्य निम्नलिखित हैं-

1. प्रतिवेदन प्रणाली का First उद्देश्य लेखा – सूचनाओं को सम्बन्धित अधिकारियों तथा उच्च प्रबंधकों तक पहुंचाना होता है। ये सूचनायें आर्थिक चिट्ठा, लाभ-हानि खाता, कोष प्रवाह description, रोकड़-प्रवाह description आदि के Reseller में हो सकती है। 
2. प्रतिवेदन की सहायता से विभिन्न योजनाओं में सर्वश्रेष्ठ योजना का चुनाव सम्भव हो पाता है जैसे-बनाओ या खरीदो का निर्णय, किराये या खरीदो का निर्णय आदि इसके उदाहरण है। 
3. विभिन्न प्रकार के लेखों के विश्लेषण के द्वारा संस्था के लाभ को बढ़ाया नहीं जा सकता फिर भी प्रबंध के लिये आवश्यक हल निकालने में सहायता प्रदान करते हैं जिससे क्रियाशीलन लाभदायक हो सके।
4. प्रतिवेदनों से प्रबंधकों के अलावा व्यवसाय के अन्य पक्षों जैसे-वित्तीय संस्थाओं, सरकार, कर अधिकारियों, स्कन्ध विपणि आदि को महत्वपूर्ण सूचनायें प्राप्त होती है। 
5. नियंत्रण प्रतिवेदन का महत्वपूर्ण उद्देश्य होता है। प्रतिवेदनों से कर्मचारियों की क्षमता का माप सम्भव होता है। यह लागत को नियंत्रित करने में काफी मदद करता है। प्रतिवेदन की सहायता से प्रबंधक गलत And अनिष्टकारी प्रवृत्तियों पर नियंत्रण रख सकते हैं। 
6. प्रतिवेदनों की सहायता से प्रबंधकीय क्षमता के निष्पादन का मूल्यांकन Reseller जा सकता है साथ ही प्रबंधकीय क्षमता को बढ़ाया जा सकता है। 
7. व्यावसायिक परिवर्तनों की स्थिति में इसका सामना करने में प्रतिवेदनों से महत्वपूर्ण सूचनायें प्राप्त कर काफी सहायता मिलती है। 
8. व्यवसायिक प्रतिवेदनों से व्यवसाय के परिणामों का विश्लेषण Reseller जा सकता है। व्यवसाय के भूतकालीन परिणामों तथा वर्तमान परिस्थितियों को देखकर प्रबंधक भविष्य के लिये नियोजन कर सकता है। 
9. प्रतिवेदनों के आधार पर विभिन्न विभागों की क्रियाओं में समन्वय स्थापित Reseller जा सकता है। 
10. प्रतिवेदनों के माध्यम से ग्राहकों, अंशधारियों And सरकार से सम्पर्क स्थापित Reseller जा सकता है। 

प्रतिवेदन के सिद्धान्त 

 प्रतिवेदन उन अनेक ऐसी सूचनाओं का संक्षिप्त description होते हैं जो कि प्रबंधकों को अपने निर्णयों के लिये आवश्यक होते हैं। अत: इनको तैयार करते समय निम्नलिखित बातों का ध्यान रखना चाहिये-

1. उचित शीर्षक : प्रत्येक प्रतिवदेन का इसके अन्तर्निहित विषयों की प्रकृति को दर्शाता हुआ Single उचित शीर्षक होना चाहिये जिससे कि यह पता चल सके कि यह कहाँ से आरम्भ Reseller गया है, किस अवधि का है और किस व्यक्ति के लिए तैयार Reseller गया है। 
2. सरलता : प्रतिवेदन सरल, स्पष्ट और बोधगम्य भाषा में तैयार किये जायें ताकि उनके प्रयोगकर्ता उनका सही उपयोग कर सकें। जहाँ तक हो सके प्रतिवेदनों में लेखा-विधि की तकनीकी भाषा का प्रयोग न Reseller जाय। 
3. तर्कसंगत क्रम : प्रतिवेदन में सूचनाओं को तर्कसगंत क्रम में प्रस्तुत Reseller जाना चाहिये। 
4. संक्षिप्तता : प्रतिवेदन अनावश्यक Reseller से बडा़ न होकर संक्षिप्त, विशिष्ट व सही होना चाहिये। अनावश्यक व असम्बद्ध सूचनाओं को प्रतिवेदन में नहीं दिया जाय। प्रतिवेदन के सहायक तथ्यों या आंकड़ों को परिशिष्ट के Reseller में दिया जाना चाहिये। 
5. स्पष्टता : प्रतिवेदन में दी गयी सूचनायें स्पष्ट होनी चाहिये जिससे कि इसको पढ़ने वाला इससे कोर्इ गलत निष्कर्ष न निकाल सके। 
6. सम्बद्धता : प्रतिवेदन में All स्तर के प्रबंधकों को केवल वे ही सूचनायें प्रस्तुत की जायें जो कि उनके लिये आवश्यक और उपयोगी हों। 
7. तत्परता : प्रतिवेदन की तैयारी व उसके प्रस्तुतीकरण में शीघ्रता लायी जाये। कार्य सम्पादन के तुरन्त बाद ही प्रतिवेदन का कार्य पूरा हो जाना चाहिये। इसमें देरी से कार्यवाही का समय निकल जाता है तथा इनकी तैयारी का उद्देश्य ही विफल हो जाता है। 
8. तुल्यता और SingleResellerता : प्रतिवेदन में पिछले निष्पादनों से तुलना करना सम्भव होना चाहिये जिससे प्रवृत्ति और सम्बन्ध का पता लग सके। इसके लिये विभिन्न अवधियों के प्रतिवेदनों में SingleResellerता होनी चाहिये। 
9. अपवाद का सिद्धान्त : प्रतिवेदन में सूचनाओं के प्रस्तुतीकरण में ‘अपवाद के सिद्धान्त’ का पालन Reseller जाय Meansात् इसमें केवल वे ही तथ्य दर्शाये जायें जोकि सामान्य या योजना से भिन्न हों। 
10. अनुकूलनीयता : प्रतिवेदन का प्राReseller व विषय-वस्तु इसके तैयार करने के उद्देश्य व इसके प्रयोगकर्ता प्रबंधक के दृष्टिकोण व रूचि के अनुReseller होना चाहिये किन्तु Single ही प्रबंधक को प्रस्तुत किये जाने वाले Single ही विषय के विभिन्न अवधियों के प्रतिवेदनों में SingleResellerता होनी चाहिये। 
11. शुद्धता : प्रतिवेदन में दी गर्इ सूचनायें शुद्ध व सही हों अन्यथा प्रबंध का इन प्रतिवेदनों से विश्वास ही उठ जायेगा। प्रतिवेदन में शुद्धता लाने के प्रयत्न में सूचना की स्पष्टता, शीघ्रता व लागत पर विपरीत प्रभाव नहीं पड़ना चाहिये। 
12. नियन्त्रणीय और अनियन्त्रणीय तथ्यों में स्पष्ट-भेद : प्रत्येक प्रतिवेदन में नियन्त्रणीय और अनियंत्रणीय तथ्यों का वर्णन पृथक्-पृथक् होना चाहिये जिससे उत्तरदायित्वों का सही निर्धारण Reseller जा सके। 
13. लागत : प्रतिवेदन प्रणाली से मिलन े वाला लाभ उसमें निहित लागत के अनुReseller होना चाहिये। यद्यपि इस प्रणाली के लाभ का मौद्रिक मूल्यों में आकलन करना सम्भव नहीं है, किन्तु यह प्रयास करना चाहिये कि प्रतिवेदन प्रणाली मितव्ययी हो।