नियंत्रण का Means, महत्व And विशेषताएं
अत: नियन्त्रण में सम्मिलित हैं:-
- कार्य की प्रकृति, मात्रा And समय-सारिणी को जानना;
- निष्पादन का योजना से मिलान;
- विचलन का विश्लेषण, यदि है तो;
- सुधारात्मक कदम उठाना, और;
- योजनाओं में परिवर्तन का सुझाव, यदि आवश्यक है तो,
नियंत्रण की विशेषताएं
- योजना नियन्त्रण का आधार है-नियन्त्रण यह जांच करता है कि निष्पादन योजना के अनुReseller है या नहीं। अत: नियोजन नियन्त्रण से पूर्व की क्रिया है तथा यह निष्पादन के मानक And लक्ष्य का निर्धारण करता है।
- प्रबंधक का कार्य है-नियंत्रण संस्था प्रमुख का कार्य नहीं है प्रबंधक का कार्य है। जिसमें कार्य को प्रबंधक की ओर से कोर्इ अन्य नहीं कर सकता स्वयं प्रबंधक को करना पड़ता है।
- नियन्त्रण सर्वव्यापक है- नियन्त्रण प्रबन्ध के All स्तरों पर Reseller जाने वाला कार्य है। यह All कार्यात्मक क्षेत्रों तथा All इकाइयों And विभागों में Reseller जाता है। इस प्रकार से नियन्त्रण सर्वव्यापक है।
- कार्यवाही नियन्त्रण का सार है- नियन्त्रण कार्यवाही मूलक प्रक्रिया है। यदि निष्पादन में सुधार के लिए अथवा योजनाओं में परिवर्तन के लिए सुधारात्मक कार्यवाही नहीं की गर्इ है तो नियन्त्रण का मूल उद्देश्य ही समाप्त हो जाता है।
- साधनों पर नियंत्रण- व्यक्ति ही नहीं अन्य साधनों पर नियंत्रण Reseller जाता है। जैसे- सामग्रीयों, मशीन तथा उत्पादन के अन्य निर्जीव साधन।
- नियन्त्रण आगे की ओर देखता है- नियन्त्रण भविष्योन्मुखी होता है। यह वर्तमान निष्पादन को मापता है तथा सुधारात्मक कदम के लिए दिशा-निर्देश देता है। यह भविष्य में योजनाओं के According कार्य निष्पादन को सुनिश्चित करता है। इस प्रकार से यह भविष्योन्मुखी है।
- उपक्रम को सहायता-नियंत्रण संस्था के उद्देश्यों की प्राप्ति में सहायता करती है। जो कि दीर्घकालीन योजना का Single अंग होता है।
- निरंतर प्रक्रिया- नियंत्रण की प्रक्रिया निरंतर चलती रहती है। प्रबंधक संस्था के उद्देश्यों की पूर्ती And कार्यों में समन्वय बनाने का प्रयास करता है। जो कि निरन्तर चलने वाली प्रक्रिया होती हैं।
नियंत्रण की Need And महत्व
नियंत्रण प्रबंध का अत्यन्त महत्वपूर्ण कार्य है। नियन्त्रण के बिना कार्य की कमियॉं व विचलन का ज्ञान नहीं हो सकता है, इसके अभाव में सुधारात्मक कार्य ही नहीं Reseller जा सकता है और कमियॉं विद्यमान रहेगी। आजकल कर्इ कारणों से नियन्त्रण का महत्व निरंतर बढ़ रहा है। व्यावसायिक संस्थाओं का आकार बढ़ गया है और उनकी गतिविधियों में विविधताएं आ गर्इ हैं। इसके अतिरिक्त बाजार में विभिन्न उत्पादकों और विक्रेताओं के बीच अधिक प्रतियोगिता है। अत: प्रबंधकों के लिए कार्यों की दक्षता में लगातार सुधार बनाये रखना आवश्यक है। इस प्रयोजन के लिए किये गये कार्य की नियमित जांच करना आवश्यक है, ताकि लागत और क्षति को न्यूनतम Reseller जा सके। यह भी आवश्यक है कि समय-समय पर उपलब्धियों के लक्ष्यों को ऊंचा उठाया जाये और अच्छा काम करने पर कर्मचारियों को पुरस्कृत Reseller जाये। यह केवल नियन्त्रण की प्रक्रिया से ही सम्भव है। इसलिए नियंत्रण:
- लक्ष्यों को प्राप्त करने में सहायक है।
- समय रहते सुधारात्मक कदम उठाने में सहायक है।
- कर्मचारियों के कार्य निष्पादन के स्तर के निरीक्षण व सुधार में सहायक है।
- उत्तम समन्वय में सहायक है।
- बेहतर नियोजन में सहायक है।
- त्रुटियों को कम करने में सहायक है।
- निर्णय लेने में सहायक है।
- पर्यवेक्षण को सरल बनाता है।
- अनुशासन बनाये रखने में सहायक है।
नियन्त्रण प्रक्रिया
- मानय या प्रमाप निर्धारित करना
- कार्य का मापन
- कार्य का मूल्यांकन
- विचलनों के कारणों का पता लगाना
- सुधारात्मक कार्यवाही करना
1. मानकों या प्रमापों का निर्धारण-
नियंत्रण का First कदम मानक या प्रमाप निर्धारित करना है। प्रमाप की उत्पत्ति नियोजन से होती है इससे वास्तविक निष्पादन का तुलना की जाती है। मानक विभिन्न प्रकार के हो सकते हैं जेैसे- प्रतिघण्टे उत्पादन की इकाइयों की संख्या, उत्पादन की प्रति इकार्इ लागत, रद्दी और अवशिष्ट की प्रतिदिन के लिए स्वीकृत मात्रा, उत्पाद की गुणवत्ता आदि। निर्धारित मानक प्राप्त होने योग्य हों, न बहुत ऊॅंचे और न ही बहुत कम। यदि मानक बहुत ऊॅचें होगें तो कर्मचारी हतोत्साहित हो जायेंगे। दूसरी ओर यदि वे बहुत कम होंगे तो संगठन का संचालन सामान्य दक्षता से निम्न स्तर पर होगा। यदि मानक उपलब्धि ठीक न हो तो विचलन की क्षम्य सीमा का निर्धारण भी आवश्यक हैं। ऐसा मानको ं की न्यनू तम और अधिकतम सीमा के Reseller में निर्धारण द्वारा Reseller जाना चाहिए। यदि कार्य उपलब्धि इस सीमा के अंतर्गत हो तो किसी सुधारात्मक कार्यवाही की Need नहीं होती है।
2. कार्य का मापन-
नियंत्रण का दूसरा कदम किए गए कार्य का मापन करना है। मापन कार्य अवलोकन, निरीक्षण And रिपोर्टिंग के माध्यम से Reseller जा सकता है। First स्तर पर विस्तृत नियन्त्रण Reseller जाता है जो साधारणत: निरीक्षण द्वारा अथवा रिपोर्ट मांग कर निरंतर अंतरालों पर Reseller जा सकता है। प्रबंध के उच्चतर स्तरों के लिए नियमित अंतराल पर रिपोर्ट तैयार की जाती है। यह आवश्यक है कि काम का मापन और आकलन यथासम्भव शीघ्र Reseller जाय ताकि यदि सुधारात्मक कार्य की Need हो तो वह समय पर Reseller जा सके।
3. कार्य का मूल्यांकन-
नियंत्रण प्रक्रिया में अगला चरण निर्धारित मानकों की तुलना वास्तविक Reseller से निष्पादित कार्य से करना है। वास्तविक कार्य और मानक कार्य की तुलना से तीन परिणाम निकल सकते हैं, (क) Reseller गया वास्तविक कार्य मानक कार्य के बराबर है, (ख) उससे अधिक है, अथवा (ग) उससे कम है। यदि वास्तविक कार्य मानक कार्य के बराबर है तो किसी कार्यवाही की Need नहीं है। परन्तु यदि मानक व वास्तविक कार्य में अंतर है तो सुधारात्मक कार्यवाही आवश्यक हो जाती है। प्रबंधकों को निश्चित करना चाहिए कि क्या ये अंतर क्षम्य सीमा के अंदर हैं अथवा नहीं। सुधारात्मक कार्य की Need तभी पड़ती है जब ये अंतर क्षम्य सीमा से बाहर हों।
4. विचलन के कारणों का पता लगाना-
सुधारात्मक कार्य आरम्भ करने से First प्रबंधक को विचलन के कारणों का पता लगाना चाहिए। हो सकता है कि दोष अधीनस्थ कर्मचारियों का न हो। ऐसा भी हो सकता है कि निर्धारित मानक तक पहुंचना सम्भव न हो। फिर विचलन अधीनस्थ कर्मचारी की गलती के कारण नहीं बल्कि प्रबंधक द्वारा जारी किए गए निर्देशों के कारण हुआ हो। इस प्रकार विचलन का पता लगाना ही पर्याप्त नहीं है। उपयुक्त सुधारात्मक कार्य सुनिश्चित करने के लिए उन कारणों का पता लगाया जाना चाहिए जिनसे विचलन हुआ है।
5. सुधारात्मक कार्य करना-
Single बार विचलन के कारणों का पता लग जाये तो अगला कदम इन विचलनों में सुधार करना है। जैसा कि First कहा गया है प्रबंधकों को बड़े विचलनों की ओर अधिक ध्यान देना चाहिए और छोटे विचलनों जो कि क्षम्य सीमा के अंदर हों उनकी चिन्ता नहीं करनी चाहिए। मानक से हुए विचलनों का सुधार तत्काल होना चाहिए ताकि आगे होने वाली हानि से बचा जा सके।
अच्छी नियन्त्रण प्रणाली
नियन्त्रण प्रणाली को उद्देश्यपूर्ण व प्रभावशाली बनाने के लिए आवश्यक है कि उसमें आवश्यक गुण हों –
- आसान : यह आसान व शीघ्रता से समझने योग्य होनी चाहिए।
- स्पष्ट उद्देश्य : लक्ष्यों का निर्धारण इतना स्पष्ट व मात्रात्मक इकाइयों में होना चाहिए कि उनकी व्याख्या करते समय किसी प्रकार के भिन्न-भिन्न Means न निकाले जा सकें।
- उचित : यह संगठन की Needओं की पूर्ति के लिए उचित होनी चाहिए। Single व्यापारिक संगठन की नियन्त्रण प्रणाली Single विनिर्माण इकार्इ की नियंत्रण प्रणाली से भिन्न होगी।
- लचीली : नियन्त्रण प्रणाली में इतना लचीलापन होना चाहिए कि परिवर्तनों के According उसमें भी बदलाव लाया जा सके तथा इसे समय के साथ आने वाले परिवर्तनों के अनुकूल बनाया जा सके।
- भविष्योन्मुखी : Single अच्छी नियंत्रण प्रणाली को भविष्य में विचलनों को कम करने का प्रयास करना चाहिए और ऐसे कदम उठाने चाहिए कि आगे भी यह विचलन कम ही रहें।
- अपवादों पर ध्यान दें: Single प्रभावी And किफायती या कम खर्चीली नियन्त्रण प्रणाली वह है जो निष्पादन के लिए महत्वपूर्ण घटका े आरै कारणों पर ध्यान केन्द्रित करती है। निर्धारित मानकों से विचलनों को फिर चाहे वह सकारात्मक हों अथवा नकारात्मक, प्रबंधकों की जानकारी में लाना चाहिए। यदि छोटे विचलनों पर ज्यादा ध्यान दिया गया तो इससे समस्याएं पैदा होंगी। इससे नियोजित निष्पादन नहीं हो पाएगा तथा नियन्त्रण प्रणाली मंहगी सिद्ध होंगी।