कार्यालय का Means, परिभाषा, कार्य And विशेषताएं

कार्यालय का Means

जिस स्थान पर कार्यालयीन गतिविधियॉं जैसे-पत्रों को प्राप्त करना, भेजना, टाइप करना, प्रतिलिपि तैयार करना, फाइले बनाना, फैक्स, टेलीफोन, कम्प्यूटर आदि से सम्बन्धित गतिविधियां निष्पादित की जाती है, उसे कार्यालय कहा जाता हैं। प्रत्येक आधुनिक संगठन मे कार्यालय का होना आवश्यक है जिससे कि आवश्यक लिपिकीय And प्रशासनिक कार्यो को सही ढंग से पूरा Reseller जा सके।

कार्यालय की परिभाषा

‘‘कार्यालय वह स्थान है जहॉं लिपिकीय कार्य किए जाते है।’’- डेनियर, जे. सी. ‘‘कार्यालय वह इकार्इ हैं जहॉं संस्था के नियन्त्रण, नियोजन तथा कुशल प्रबन्ध के लिए आवश्यक अभिलेख तैयार तथा प्रयोग किए जाते है And उन्हें सम्भाल कर रखा जाता है। यह आन्तरिक And बाह्य सम्प्रेषण की सुविधा प्रदान करता है तथा संस्थान के विभिन्न विभागों मे की जाने वाली गतिविधियों का समन्वय करता है ‘‘-लिटिलफील्ड, रेशल तथा कारूथ।
अत: कार्यालय Single ऐसा स्थान है जहॉं संस्थान के कुशल And प्रभावी प्रबन्धन के लिए सूचनाओं को Singleत्र करने, प्रोसैसिंग करने, संग्रह करने और वितरण करने सम्बन्धी All गतिविधियॉं सम्पन्न की जाती हैं।

कार्यालय की विशेषताएं 

उक्त परिभाषाओं से कार्यालय की निम्नलिखित विशेषताएॅं प्रकाश में आती है। :

1. सूचनाएॅं Singleत्रित करना 
2. सूचनाओं का प्रक्रियण 
3. सूचना संग्रहीत करना 
4. सूचनाओं मे समन्वय स्थापित करना 
5.  सूचनाओं का वितरण करना

कार्यालय के उद्देश्य

Single कार्यालय को निम्न लिखित उद्देश्यों को पूरा करना होता हैं-

1. प्रबन्धन को सहायता देना-प्रबन्धको को सही और तुरन्त निर्णय लेने के लिए सही समय पर विभिन्न सूचनाओं की Need होती है। इस क्षेत्र में कार्यालय प्रबन्धन को अमूल्य सहायता प्रदान करता है। 
2. सम्प्रेषण के माध्यम के Reseller में कार्य करना-कार्यालय Single माध्यम है जिसके द्वारा उपर से नीचे से उपर तथा संगठन से बाहर सम्प्रेषण प्रवाहित होता है कोर्इ भी संगठन इसके अभाव मे श्रेष्ठ संगठनात्मक योग्यता के बावजूद असफल हो जायेगा। 
3. समन्वय में सहायक-संगठन के विभिन्न विभाग अपने लक्ष्यों की प्राप्ति हेतु कार्य करते हुए उपक्रम के सामूहिक लक्ष्य से भटक सकते है। केंद्रीय कार्यालय Single माध्यम के तौर पर कार्य करता हैं। जिसके द्वारा विभिन्न विभागों के क्रियाकलापों को संगठन के लक्ष्यों और उद्देशों की प्राप्ति के लिए समन्वित Reseller जाता है। 
4. सूचना-केद्र के Reseller में कार्य करना-कार्यालय अभिलेखों के Reseller में सूचनाओं को संग्रहीत करता है तथा संगठन के सूचना-केंद्र अथवा डाटा-बैंक का उद्देश्य पूरा करता है। कार्यालय मे नर्इ और पुरानी All प्रकार की सूचनाएं उपलब्ध रहती हैं, Meansात यदि प्रबंधन यह जानना चाहता हैं कि किसी विशेष जनपद में किसी विशेष समय में कितनी बिक्री हुर्इ तो कार्यालय पिछले रिकार्ड के आधार पर इस सूचना को देने में समर्थ होगा। 
5. नियत्रंण केद्र के Reseller मे कार्य करना- विभिन्न विभागों और संगठन के All क्रिया-कलापों पर नियंत्रण रखना होता है। जिससे यह सुनिश्चित Reseller जा सके कि योजना के According प्रगति हो रही है। इस प्रकार नियंत्रण प्रबंधन का Single आवश्यक कार्य है।
6. सेवा-केंद्र के Reseller में कार्य करना- कायार्ल य लिपिकीय और सचिवालीय सहायता विभिन्न विभागो को स्टेशनरी की आपूर्ति, तथा अन्य आवश्यक सहायता प्रदान करता है।

कार्यालय के कार्य

कार्यालय का प्राथमिक कार्य सूचनाओं को Singleत्र करना और उन्हे उपलब्ध कराना है। जिनसे नीतियों का निर्माण एव  निर्णयों को लेने मे सहायता मिलती है। आधुनिक कार्यालय के कार्यों को दो भागो  मे विभाजित Reseller जा सकता है-

1. आधारभूत कार्य
2. प्रशासनिक कार्य

(1) आधारभूत कार्य

किसी भी कार्यालय के आधारभूत कार्य वे कार्य होते है। जिनका किसी भी संस्थान मे निष्पादन आवश्यक होता है ये निम्न लिखित है-

1. सूचना Singleत्र करना-कार्यालय संस्थान की विविध गतिविधियों के बारे में सूचना प्राप्त करता है अथवा Singleत्रित करता है।सूचना आन्तरिक आरै बाह्य स्रोतों से Singleत्र की जा सकती है। आन्तरिक स्त्रोत कर्मचारी हो सकते हैं और संस्थान के विविध विभाग हो सकते है। बाह्य स्त्रोत उपभोक्ता, व्यापारी और सरकारी विभाग होते है। आन्तरिक स्त्रोतों से सूचना पत्रों, परिपत्रों And And रिपोर्टों के Reseller में प्राप्त होती है और बाह्य स्त्रोतों से सूचना पत्रों, आदेशों, बीजको पूछताछ, रिपोर्ट, पश्नावलियों के माध्यम से प्राप्त होती है। संस्थान के कार्यपालक अन्य संस्थानों में जाकर भी सचू ना Singleत्रित कर सकते है। 
2. सूचना का अभिलेखन- कार्यालय विविध स्त्रोतों से Singleत्र की गर्इ सूचना का Single रिकार्ड रखता है। जिससे कि प्रबन्ध को उन सूचनाओं को तुरन्त उपलब्ध करा सके। ये सूचनाएॅं पत्राचार, रिपोर्ट, अभिकथन, परिपत्र, सूचियों, चार्ट, खातों, आदि के Reseller में रखी जाती हैं। कार्यालय को 1956 के कम्पनी अधिनियम के अन्तर्गत, अपने सदस्यों से सम्बन्धित रजिस्टर भी रखने पड़ते है। 
3. सूचना को व्यवस्थित करना, विश्लेषण करना और उपयोगी करना- कार्यालय में जो सूचना Singleत्र की जाती है। वह प्राय: उस Reseller मे नहीं रहती जिस Reseller में प्रबन्ध के लिए उपयोगी हो सके। इसीलिए जो तथ्य और आंकड़े Singleत्र किए जाते हैं उन्हें व्यवस्थित Reseller जाता है, उनका विश्लेषण Reseller जाता है और उन्हे प्रबन्ध के लिए उपयोगी बनाया जाता है इस सम्बन्ध में वित्तीय और सॉंख्यिकीय description चार्ट, सूचियॉं, रिपोर्ट And सारांश तैयार किए जाते है। 
4. सूचना का सुरक्षण- सूचना को समुचित ढंग से छांटा जाता है और उसे कम लागत पर And वैज्ञानिक ढंग से संभाल कर Windows Hosting रखा जाता है। अभिलेखों/रिकार्ड्स के सुरक्षण के लिए विविध प्रकार के उपकरण, फाइल रखने के केबिनेट आदि का प्रयोग Reseller जाता है। अनावश्यक और पुराने अभिलेखों/रिकार्ड्स को Destroy कर दिया जाता है जिससे नए And उपयोगी अभिलेखों/रिकार्ड्स को रखने के लिए स्थान बन सके। 
5. सूचना उपलब्ध कराना- All Singleत्र की गर्इ और उपयोगी बना दी गर्इ सूचना यदि सम्प्रेषित नही की जाती तो वह बेकार है। संगठन की ओर से ओर संगठन के लिए सम्प्रेषण का कार्य कार्यालय से ही Reseller जाता है। सूचनाएं लिखित या मौखिक Reseller में उपलब्ध करायी जा सकती हैं।

(2) प्रशासनिक कार्य-

कार्यालय को सुचारू Reseller से चलाने के लिए अनेक प्रशासनिक कार्यों का सम्पादन भी आवश्यक है, जो कि निम्नांकित हैं :-

1. प्रबन्धकीय कार्य-कार्यालय के प्रबंन्धकीय कार्य प्रबन्ध के विविध कार्यों के समान ही होते है।ं कार्यालय के कार्यों का नियोजन, संगठन And निष्पादन योजना के According ही होता है। कार्यालय की कार्य क्षमता को सुनिश्चित करने के लिए नियंत्रण रखा जाता है। कार्यालय के प्रबन्ध के लिए कर्मचारियों की व्यवस्था, निदेशन, सम्प्रेषण, समन्वय, अभिप्रेरणा, आदि महत्वपूर्ण होते है।
2. कार्य व्यवस्था और कार्यप्रणाली का संस्थापन-अन्य विभागों को श्रेष्ठतर सेवाएं उपलब्ध कराने के लिए कार्यालय को समुचित प्रणाली And विधियों का विकास करना पड़ता है। कार्यालय में किए जाने वाले हर काम का सावधानीपूर्वक विश्लेषण Reseller जाता है और सही कार्य-विधि का विकास Reseller जाता है कार्य की गति में निरन्तरता बनाए रखने के लिए कार्यालय के विभिन्न कार्यों मे सही क्रम का होना अत्यन्त आवश्यक है। 
3. लेखन-सामग्री की व्यवस्था- कार्यालय की कार्यकुशलता के लिए सही स्तर की लेखन सामग्री का भरपूर मात्रा में उपलब्ध होना अनिवार्य हैं कार्यालय स्तरीय गुणवत्त्ाा के कागज, कलम, स्याही तथा अन्य लेखन-सामग्री खरीदता हैं, उनका लेखा-जोखा रखता है तथा केवल मॉंग पर ही उन्हे उपयोग के लिए जारी करता है।
4. फार्म के नक्शे बनाना तथा उन पर नियंत्रण रखना- मानक फार्म का प्रयोग कार्य-प्रणाली को सरल बनाता है। यह कार्यालय का दायित्व है कि वह कार्यालय तथा प्रतिष्ठान के अन्य विभागों में प्रयोग में लाए जाने वाले फार्मों को मानक Reseller दें और उनके प्रयोग पर नियंत्रण रखे। 
5. कार्यालयी उपकरणों And फर्नीचर की खरीद- कार्य के कुशल और किफायती निष्पादन के लिए उचित फर्नीचर, उपकरणों And मशीनों की Need होती है। कार्यालय को इन वस्तुओं के चयन और किसी भरोसे के व्यापारी से उनकी खरीद की व्यवस्था करनी होती है। कार्यालय को यह भी सुनिश्चित करना होता है कि विभिन्न विभागों और कर्मचारियों को फर्नीचर आदि सही समय पर मिल सके । 
6. संस्था की संपत्तियों का संरक्षण-प्रत्येक संस्था में विभिन्न प्रकार की संपत्तियां रखी जाती है। इन संपत्तियों को आग और चोरी, आदि के कारण होने वाले नुकसानों से बचाना अनिवार्य होता हैं। कार्यालय में संपत्तियों के संरक्षण की व्यवस्था कुशल नियन्त्रण प्रणाली के माध्यम से की जाती है। 
7. कर्मचारियों का प्रबन्ध- कार्यालय की कार्यकुशलता सर्वाधिक उसके कर्मचारियों पर निर्भर करती है। कर्मचारियों की Appointment , प्रशिक्षण, पदोन्नति, मूल्यांकन, तथा उनका हित देखना कार्यालय के कार्य है। 
8. जनसम्पर्क व्यवस्था- जनता में प्रतिष्ठा और सद्भावना पर किसी संस्था का अस्तित्व और उसकी प्रगती निर्भर करती है। जनसम्पर्क बनाए रखना कार्यालय का दायित्व होता है। अधिकॉंश संस्थानों में  भेंटकर्ताओं के स्वागत के लिए Single स्वागत काउण्टर होता है।